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A ferramenta WMS no gerenciamento de depósitos, armazéns e centros de distribuição

Nos dias de hoje, com o ambiente empresarial cada vez mais competitivo, a tecnologia da informação, quando bem utilizada, torna-se um forte diferencial para as empresas que buscam a excelência do atendimento ao cliente. Dessa forma, cada vez mais os negócios buscam alternativas para facilitar o gerenciamento de suas atividades, visando aumentar o controle e obter informações precisas que possam de fato agilizar a tomada de decisões e, conseqüentemente, melhorar o nível de serviço prestado.
27/01/2020

A evolução da tecnologia da informação vem transformando a gestão de operações e a logística. Como exemplos, podemos citar o uso do código de barras, o EDI (Electronic Data Interchange ou intercâmbio eletrônico de dados), o RFID (Radio Frequency Identification ou Identificação via Radiofreqüência) e o Rastreamento de Frotas com Tecnologia GPS (Global Positioning System). Todas essas ferramentas não servem apenas para aumentar a velocidade do fluxo de informações, mas também para melhorar a exatidão dos dados armazenados por uma empresa.

Pontualmente, no caso específico dos depósitos, armazéns e grandes centros de distribuição (CD), os sistemas de gerenciamento conhecidos como WMS (Warehouse Management System) podem ser considerados uma boa alternativa para otimizar a atividade de armazenagem, já que buscam maneiras de aproveitar melhor os espaços, organizar o fluxo e a distribuição dos produtos.

O WMS é um sistema de gestão de armazéns e/ou CDs que aprimora todas as atividades operacionais (fluxo de materiais) e administrativas (fluxo de informações) dentro do processo de armazenagem, incluindo atividades como: recebimento, inspeção, endereçamento, armazenagem, separação, embalagem, carregamento, expedição, emissão de documentos e controle de inventário.

O WMS surgiu da necessidade de se melhorar os fluxos de informação e de materiais dentro de um depósito, armazém ou CD. Sua implementação tem como resultados principais a redução de custos, a melhoria na operação e o aumento da qualidade do serviço prestado aos clientes. A otimização proporcionada pelo WMS permite que haja um aumento da precisão das informações de estoque, da velocidade e qualidade das operações do CD e da produtividade do pessoal e equipamentos. Isto se tornou possível devido ao surgimento de novas tecnologias da informação tanto em hardware quanto em software.

Histórico

Os sistemas de gerenciamento de armazéns surgiram da evolução dos antigos sistemas de controle de armazéns ou Warehouse Control Systems (WCS). Algumas funções adicionais foram sendo agregadas à medida que o WCS evoluía de um simples sistema de controle para um sistema mais complexo, capaz de emitir sugestões ou realizar cálculos.

Até meados da década de 1970, o WCS somente possuía a habilidade de controlar as transações de entrada e saída em estoque e a respectiva baixa de tais operações contra os pedidos de fornecedores e clientes. A partir de então, surgiram os primeiros sistemas de controle de endereçamento, que passaram a ter a preocupação, também, com a localização do produto em um “endereço” no armazém ou CD. Essa evolução permitiu que os produtos deixassem de ter locais fixos e passassem a ser estocados em diferentes áreas dos CDs de acordo com a disponibilidade e com isso foi possível aumentar a densidade de armazenagem.

A principal diferença entre o WMS e o WCS é que este último não é um gerenciador de armazéns. O WCS não oferece uma variedade de relatórios para auxiliar no gerenciamento das atividades; não tem flexibilidade de hardware; a customização é limitada à mudança de campos e nomes; e a sua instalação não pode ser feita de forma modular, somente integral. A contrapartida de todos esses aspectos negativos é que ele oferece um ótimo acompanhamento e controle das atividades (se limitado a controle) com custo reduzido de software e hardware requeridos para a sua implementação.

Benefícios do WMS

Um dos benefícios gerados pelo WMS é a otimização do espaço na área de estocagem. O sistema tem como uma de suas funções a sugestão do melhor local para armazenar um determinado produto na hora do seu recebimento, evitando assim que o operador percorra todo o CD em busca de um local disponível para armazenar.

Um WMS possibilita a otimização operacional através do aumento da produtividade, otimização dos espaços e melhoria da utilização dos recursos (equipamentos de movimentação e estocagem). Esses benefícios são devidos aos seguintes pontos:

  • Controle Operacional (o WMS fornece as tarefas a serem feitas);

  • Redução do tempo perdido com esperas;

  • Redução do tempo morto dos recursos de movimentação;

  • Otimização do percurso de separação de pedidos;

  • Estocagem otimizada através de uma localização pela curva ABC de giro;

  • Aumento da densidade de estocagem, diminuindo distâncias a serem percorridas.

Outro benefício associado ao WMS é a disponibilidade online da real quantidade em estoque. Assim, um WMS pode apoiar reduções nos lead times tanto para o processamento de pedidos quanto para o gerenciamento de inventário. Esses benefícios, por sua vez, podem proporcionar um melhor nível de serviço ao cliente e um giro mais rápido do estoque, o que gera economias financeiras às operações do CD.

No ambiente competitivo atual, empresas vêm trabalhando com lotes menores, maior freqüência dos pedidos e a necessidade de prazos de entrega mais curtos. Fatores estes que causam aumentos de custos logísticos, obrigando os responsáveis pelos armazéns e CDs a buscar soluções de processos que maximizem a produtividade do pessoal e dos equipamentos do depósito.

O WMS, através do seu gerenciamento de tarefas e da possibilidade de trabalhar com equipamentos de movimentação automatizados, pode proporcionar grande redução de custos com pessoal, já que, em comparação com os sistemas tradicionais,  reduz a necessidade de equipamentos por quantidade de movimentações.

Alguns autores destacam que, nos sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), o WMS é um dos muitos módulos já disponíveis no mercado, cujo principal objetivo é gerenciar o fluxo de informações, através do controle de posições, lote e regra FIFO, entre outras funcionalidades. Ao se ter um WMS aliado a um ERP, a possibilidade de troca de dados entre eles é maior. Com isso evita-se retrabalhos, como a atualização de cadastros. Entretanto, para outros autores, o WMS é um aplicativo analítico que não necessariamente faz parte do ERP (sistema transacional), sendo portanto um software que pode ser comercializado à parte.

Independentemente de ser ou não um módulo do ERP, o WMS pode otimizar os negócios de uma empresa com redução de custos e melhoria do serviço ao cliente, sendo a sua integração com os sistemas ERP fortemente recomendável. A redução de custo está associada à eficiência de todos os recursos operacionais, tais como equipamentos e mão-de-obra. Por outro lado, a melhoria do serviço ao cliente pode ser atribuída ao fato dos erros e falhas de separação e entrega serem minimizados, bem como ao aumento de velocidade de todo o processo de atendimento ao cliente, combinando otimização do fluxo de materiais com fluxo de informações. 

CARACTERÍSTICAS E FUNCIONALIDADES DE UM WMS

São cinco atividades básicas desempenhadas num CD: recebimento, movimentação, armazenagem, picking e expedição. 

O PROCESSO DE IMPLEMENTAÇÃO DE UM WMS

O sucesso da implementação de um WMS e a sua integração com os demais sistemas de uma empresa normalmente estão relacionados com os objetivos esperados pela alta administração. Em geral, estes objetivos são:

  • Redução no nível de estoque;

  • Melhoria no nível de serviço junto ao cliente em virtude do real conhecimento do que existe disponível em estoque;

  • Melhor utilização do espaço físico.

Para que esses objetivos sejam atingidos, existem dois fatores críticos de sucesso:

  • Comprometimento e apoio explícito da alta administração;

  • Uso da estrutura organizacional adequada à cultura e à situação do momento.

O projeto possui duas grandes etapas: o processo de  implementação (ou concepção geral) e a implementação em si.

O processo de implementação, ou concepção geral, tem por objetivo coordenar todas as atividades a serem desenvolvidas, além da alocação de pessoal, disponibilidade de equipamentos e atividades de controle do projeto. Esta etapa consiste na configuração do sistema, na parametrização de todos os aplicativos - operacionais e/ou os de configuração -  e deve ser executada com base em dados reais do CD que serão parametrizados.

 Para que os objetivos desta fase sejam atingidos dentro dos prazos estabelecidos no cronograma do projeto, é  necessário o levantamento de todos os dados específicos do CD. A fim de que estas informações retratem a realidade da forma mais adequada possível, é necessário o envolvimento dos funcionários, principalmente de alguém da área de informática, para que se consiga extrair dos atuais sistemas todas as informações existentes e, assim, evitar o retrabalho; também é interessante a participação de alguém ligado à área operacional para dar suporte às decisões de parametrização do sistema, de onde e como armazenar.

Durante o processo de implementação é imprescindível que sejam realizadas diversas visitas ao armazém ou CD pela equipe de implementação do projeto, para que sejam levantados os dados necessários para garantir que todas as informações migradas e/ou imputadas no novo sistema estejam corretas. Por exemplo: é preciso medir e pesar alguns materiais repetidamente, porque o sistema WMS realiza diversos cálculos utilizando a cubagem e peso dos produtos para emitir sugestões de armazenagem.

Em geral, durante o processo de implementação existem sete grandes grupos de atividades, que são:

  • Levantamento de dados específicos do armazém

Conforme exposto anteriormente, para que o sistema WMS possa emitir sugestões condizentes com a realidade, é preciso garantir que todos os dados de entrada estejam corretos. Torna-se então imprescindível realizar o levantamento das informações necessárias à realização da configuração do sistema. Esta etapa pode ser considerada a mais importante e seus principais dados e definições são:

  1. A planta baixa dos almoxarifados com suas reais dimensões;
  2. Os locais existentes, as áreas e/ou regiões de armazenagem, retirada e reabastecimento;
  3. As dimensões dos locais para definição das capacidades;
  4. As características de cada local, área ou região do almoxarifado, como, por exemplo, a luminosidade ou umidade;
  5. As capacidades máximas de cada local;
  6. A definição das unidades de medidas e conversões a serem utilizadas;
  7. As características dos itens a serem armazenados;
  8. As dimensões e pesos dos itens a serem armazenados;
  9. A definição do perfil de cada local1;
  10. A definição do perfil de cada item2;
  11. As operações de entrada e saída do almoxarifado;
  12.  levantamento das reais necessidades de relatórios para a gestão do almoxarifado.

 

  • Identificação de Interfaces

Todas as interfaces com os demais módulos do ERP envolvidos (como por exemplo o TMS, Compras, Contas a Pagar, Contas a Receber, dentre outros) ou sistemas independentes devem ser identificadas nessa fase para que as providências no que diz respeito à integração possam ser tomadas pelos grupos responsáveis. Além da identificação, esta fase também é responsável pela realização destas interfaces.

  • Parametrização dos Módulos ou Sistemas Envolvidos

Os módulos do ERP ou outros sistemas de informação que de alguma forma fazem interface com o WMS podem necessitar de algum tipo de parametrização para que sejam atendidas todas as integrações e funcionalidades. Esta etapa consiste em realizar todas as parametrizações e interfaces necessárias para que tudo funcione.

  • Realização de testes integrados para a modelagem dos sistemas parametrizados

Uma vez efetuadas as parametrizações, o grupo responsável pelo projeto deve iniciar a fase dos testes integrados, onde devem ser identificados os “gargalos” do processo e possíveis “BUGs” do sistema. Estes devem ser informados aos fornecedores do software para que soluções sejam buscadas e as correções dos problemas sejam executadas.

Através desses testes é possível detectar se algum produto ou local não foi parametrizado corretamente (peso ou medidas).

  • Definição de menus e perfil de cada usuário

Muitas vezes não é de interesse da empresa que uma filial tenha acesso, por exemplo, ao estoque de outra filial. Para estabelecer esta “restrição” no sistema são criados perfis para cada unidade de negócio. Sendo assim, esta fase consiste em criar os menus para cada área em cada filial/fábrica, identificando os usuários e o perfil de cada um para que seja estabelecida a segurança no sistema.

  • Definição de Relatórios

Os usuários devem conhecer todas necessidades relacionadas aos relatórios, sejam gerenciais ou operacionais, identificando as alterações necessárias nos modelos já existentes e fornecidos, bem como a necessidade de criação de novos relatórios. Entretanto, qualquer relatório a ser alterado ou desenvolvido deverá ser apresentado e aprovado por todas as pessoas envolvidas no processo. Cabe ressaltar que a maioria desses softwares possui modelos pré-definidos de relatórios. Mesmo assim, em alguns casos ainda é necessário que seja desenvolvido algum tipo de documento específico.

  • Padronização e documentação

A padronização e a documentação têm por objetivo servir como uma fonte de consulta e orientação de tudo o que foi executado durante a fase de configuração. Isso é importante para que o conhecimento do sistema possa ser difundido pela empresa mesmo após a sua completa implantação.

Após o processo de implementação temos a etapa que consiste no treinamento, no monitoramento da transição e na implementação em si. Nesta etapa é que ocorre grande parte dos erros. Ao se implantar um WMS ou um ERP, a atual rotina e cultura sofrerão alterações e a incapacidade das pessoas, em alguns casos, de aceitar mudanças pode acabar sendo fatal para o sucesso.

Em muitas empresas, um dos principais problemas encontrados pelas equipe de implementação do ERP é exatamente a falta de conscientização dos funcionários de que o software pode mudar radicalmente a forma de trabalho. Isto também é responsável pela enorme resistência dos funcionários em lidar com o novo sistema. Muitos acreditam que suas fraquezas podem ser expostas e que seu grande conhecimento do antigo sistema pode acabar junto com a sua sensação de serem  insubstituíveis.


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CONCLUSÃO

Na hora de comprar um software de gerenciamento de armazenagem, é preciso que esteja clara a diferença entre o WCS e o WMS para que a escolha seja a mais compatível possível com as necessidades da empresa, visto que ambos possuem vantagens e desvantagens. Os benefícios proporcionados pelo sistema a ser adquirido devem ser compatíveis com os objetivos esperados pelas empresas.

Entretanto, é imprescindível que, durante a implementação do WMS, haja o comprometimento de todos, desde a alta gerência até os envolvidos com o dia a dia da operação, além de disponibilidade de tempo e recursos. A fase da concepção geral é a mais importante do processo de implementação, já que é nela que são levantados os dados e informações que serão migrados para o novo sistema, além de definições estratégicas. Qualquer erro nesta etapa pode significar problemas futuros, pois o sistema utilizará tais valores para a realização dos cálculos e sugestões.

Cabe enfatizar que, em geral, com o WMS é possível obter reduções de custos, aumento no nível de serviço prestado e melhor utilização do espaço físico, além de uma melhor acuracidade no inventário.

Produzido por:

Cristian Machado de Almeida
      

Formado em Engenharia de Produção e Pós graduação em Indústria 4.0. Atualmente trabalhando como Coordenador de Planejamento e Controle de Produção na Calvo Cestas Básicas, atuando na Consultoria Nova Fase Tecnologia como Industrial Business Development e Representante Comercial do Festival Internacional de Tecnologia e Comunicação.


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